OA(辦公自動化)

OA(辦公自動化)

    辦公自動化這個概念從產生到現在,這個辦公自動化已經分化為廣義辦公自動化和狹義辦公自動化。廣義辦公自動化:在統一的企業信息平臺上實現對公文,銷售,人事,資產,客戶,采購等處理,與泛微提倡的協同商務沒有本質的區別,最大的特色是消除了企業內部的各類信息孤島。狹義辦公自動化(傳統辦公自動化系統):主要是以公文處理、檔案管理為核心的辦公管理系統。

    從目前整個市場的需求來看,狹義的辦公自動化系統將會被廣義的辦公自動化所取代。

 

    

    協同是一種思想,一種策略,一種方法體系,更是一種“智慧”和境界。OA創新管理平臺協同辦公管理體系從流程管理、知識管理、溝通協作、資源共享、工作計劃等多個方面,提升企業內部的辦公效率,實現企業資源價值的最大化,并形成集中化、扁平化的辦事、溝通、協作以及信息共享的應用體系。

OA協同辦公管理體系助力企業實現從分散到協同,規范業務流程、降低運作成本,提高執行力,并成為領導的工作助手、員工工作和溝通的平臺。協同辦公,讓員工和企業變得更機智。

 
  

企事業單位辦公管理普通存在的問題是:


1、協同效率不高

1)集團與下屬企業之間協作效率低

2)辦公費用居高不下,全紙質辦公模式

3)紙質單據手工審批,流程審批周期長、扯皮多

 

2、知識管理混亂

1)企業知識管理積累難

2)文檔知識查詢、利用難

3)企業培訓成本高

4)輔助決策信息少

5)缺乏有效的組織文化建設體系

3、溝通效率低,成本高

1)業務動態進展監控難,辦公機制不透明

2)缺少多層次溝通平臺,工作無計劃性

3)電話、傳真、EMAIL實現遠程聯系,人員溝通效果無法保證,且成本高昂

4) 大量的會議,無休止的討論,大量人員的來回往返成本高昂,會議決議的落實跟蹤不易掌控

4、應用系統孤立

1)獲取決策信息難

2)業務數據共享難

3)業務數據形成數據孤島

 

    基于此,為了提升公司管理,促進企業發展,企業需要利用信息技術,打破各種信息孤島和資源孤島,將各種經營主體緊密聯結在一起,將多元化的業務過程和各職能過程集成為一個綜合的信息管理系統,實現數據間通暢無阻的交換與運算,減少信息流轉中間環節,形成企業辦公、信息交流、業務管理的統一信息化,并給管理者提供一個通暢的了解企業、業務情況、發布管理決策的平臺。

 

 

 

方案特點


 

整個解決方案成本低(選用免費中間件)、簡單易用(安裝、維護、使用)、功能實用靈活等特點,總結起來的核心優勢是: 簡單成就易用,協作創造價值!

 

1、成本低

 

軟件基礎平臺采用Tomcat作為中間件,MYSQL作為數據庫,無需額外投資。系統對硬件要求也非常低,起步階段普通pc機都可以勝任。

 

2、簡單易用

 

安裝維護簡單:系統一鍵式安裝,一步完成所有的安裝過程,任何沒有多少電腦基礎的管理員都可以完成安裝和數據備份等操作。

 

操作簡單,容易上手:功能模塊設計以實用為主,操作簡單,適合不同層次用戶使用。在易用性設計方面指導思想是讓用戶:少記東西,少操作,簡潔,容易理解,同時遵循時間管理要求,幫助用戶對事情進行分類處理等,在體系方面設立易用性測試小組等等確保產品的易用性。

 

3、功能使用靈活

 

系統采用平臺化設計理念,針對中小企業常用的功能模塊做到足夠精致,足夠靈活,把簡單的個性的應用通過傻瓜式的自定義平臺快速構建,在產品中我們布署了大量的自定義工具,包括信息文檔平臺、工作流程平臺,自定義模塊平臺,自定義門戶平臺等等,最大程度滿足用戶個性應用,實現用戶隨需而變的需要,并把這種定制個性應用的工作做到足夠傻瓜。

 

 

主要功能


 

1、多種身份認證方式、

 

系統在用戶認證方面可以根據各單位的需要隨需應變,可以結合USBKEY實現部分帳號必需加上USBKEY的方式認證才可以登錄,也可以結合CA認證以確保系統的安全性

 

2、自定義首頁

1)提供首頁自定義內容和布局,充分滿足用戶習慣,突出顯示每個人關注的重要信息,快速執行功能操作

2) 界面簡潔實用,易于操作,無需專業培訓即可掌握使用方法

 

3、流程審批

1)根據公司業務自定義不同的流程,滿足業務需求

2)發起不同的流程,實現工作流程電子流

3)可以實時監控流程審批的狀態

 

4、流程設置

1)智能表單設計,支持在線設計表單,列表控件、日歷控件等,實現復雜的數據錄入界面

2)支持自由流程與固定流程

3)支持流程分類

4)流程數據校驗

5)允許設定每個步驟的表單可寫字段

6)允許按人員、部門、角色設定經辦人員

7)支持會簽,會簽人可以填寫各自的會簽意見和上傳附件

8)可查看流程監控辦理狀態

9)流轉過程內部短信、手機短信提醒

10)全面的流程數據管理,支持表單與數據同步調整

 

5、工作報告

1)根據工作需要定義不同工作報告類型

2)便捷地實現匯報工作,流轉到相關人員進行審閱

3)可以及時查看待閱的工作報告,執行相關回復,提供高工作效率

 

6、文檔中心

1)支持任意多級目錄層次

2)支持全局搜索

3)支持文檔在線編輯

4)支持權限控制,可以指定任一層次目錄的訪問及操作權限

 

7、文檔在線編輯

1)支持Office文檔(Word、Excel、Power Point文檔)在線編輯,無需下載,可以直接保存在服務器上或保存在本地電腦上

2)支持Office文檔(Word、Excel、Power Point文檔)在線閱讀,無需下載

 

8、通知公告

1)支持指定公告通知類型,查閱時可按類型篩選

2)支持按人員、部門來確定接受范圍

3)允許設定是否公開

4)支持轉發和回復

5)信息管理發布員可以查看收閱情況

6)允許將圖片插入正文,進行圖文混排

7)允許附帶無限多個附件

 

9、新聞中心

1)支持新增子菜單

2)公司內部新聞

3)允許將圖片插入正文,進行圖文混排

 

10、 企業文化

1)支持新增子菜單

2)發布企業文化相關的內容

3)允許將圖片插入正文,進行圖文混排

 

11、 電子郵件

1)內部電子郵件系統,后臺自動收信,有新郵件時自動通過OA內部短信提醒

2)無需配置郵箱,新建用戶后,該用戶即可收發內部郵件

3)簡單實用,內部郵件即發即收,沒有延遲

4)已發送郵件、草稿郵件、已刪除郵件和自建郵件箱管理

5)獨特的數據結構設計,使得群發內部郵件時的存儲空間占用極小,發幾百封郵件,只占用一份附件空間,極大的節約了服務器資源,提高了發送速度

6)內部郵件可通過已發送郵件箱,查看對方是否閱讀

7)支持手機短信提醒,可集成外部郵件

 

12、知識管理

1)對分散于組織機構每個員工的知識資料進行有效管理,構建科學、規范的知識庫;

2)創建各種應用的知識主題庫/專家知識庫/崗位知識庫/產品知識庫/行業知識庫;

3)實現對知識的權限控制、利用;

4)與工作流、信息門戶、文檔管理,實現一體化知識管理應用。

 

13、 任務管理

1)對任務的指派、執行情況進行跟蹤,掌控工作過程和工作結果;

2)及時感知任務執行狀態、結果、過程變動;

3)及時掌握結果,確保執行資源;

 

14、權限控制

1)通過角色排序號、管理范圍設置,確保管理層次有序精確

2)為特定模塊提供專屬性權限設置,滿足靈活性要求

 

15、組織機構管理

1)支持無限多級機構與部門設置,充分支持大型企業集團應用

2)不限制用戶數,使得軟件應用規模不受制約,更無需按點付費,承擔高昂的授權費用,僅此一項就為用戶節省數萬至數十萬的投入

3)部門排序號、角色排序號、用戶排序號的采用,確保組織機構定義中的領導排名符合中國國情

4)通過用戶訪問控制設置,將OA系統擴展至外部應用,可作為與合作伙伴、外聘人員的交流渠道,并實現對無OA軟件使用權限人員的管理

5)支持用戶批量導入、導出

 

16、手機短信

1)配合通達短信服務器軟件,使用專用短信貓設備發送短信,快速穩定,無需聯接互聯網使用

2)支持群發手機短信,后臺發送,前臺可執行其他操作,無需等待發送完畢

3)與OA主要模塊關聯,實現郵件、通知、工作流等模塊的手機短信提醒

 

17、 移動辦公

1)支持蘋果、安卓和塞班等流行移動操作系統

2)實現無線移動辦公

 

18、  即時通訊

即時通訊可選組件,提供類似QQ的即時通訊工具,可實現OA軟件用戶之間的實時通訊、文件傳遞

 

 

OA協同辦公系統實現目標: 

 


1、 建立內部的通信平臺。 

建立單位內部的郵件系統和即時通系統,使單位內部的通信和信息交流快捷通暢。

 

2、 建立信息發布的平臺。 

在單位內部建立一個有效的信息發布和交流的場所,例如通知公告、電子刊物,使內部的規章制度、新聞簡報、技術交流、公告事項等能夠在企業內部員工之間得到廣泛的傳播,使員工能夠了解企業的發展動態。

 

3、 實現工作流程的自動化。 

變革了單位傳統紙質公文辦公模式,企業內外部的收發文、呈批件、文件管理、檔案管理、報表傳遞、會議通知等均采用電子起草、傳閱、審批、會簽、簽發、歸檔等電子化流轉方式,提高辦公效率,實現無紙化辦公。不用拿著各種文件、申請、單據在各部門跑來跑去,等候審批、簽字、蓋章,而是利用快速而廉價的網絡傳遞手段,發揮信息共享功能來協調單位內各部門的工作,減少工作中復雜環節。

 

4、 實現文檔管理的自動化。

可使各類文檔(包括各種文件、知識、信息)能夠按權限進行保存、共享和使用,并有一個方便的查找手段。文檔管理自動化使各種文檔實現電子化,通過電子文件柜的形式實現文檔的保管,按權限進行使用和共享。實現文檔管理自動化以后,如企業來了一個新員工,只要管理員給他注冊一個身份文件,給他一個口令,他自己進入系統就可以看到這個單位積累下來的東西,規章制度、各種技術文件等等,只要他的身份符合權限可以閱覽的范圍,他自然而然都能看到,這樣就減少了很多培訓環節。

 

5、 輔助辦公。 

它牽涉的內容比較多,像會議管理、車輛管理、辦公用品管理、人事管理等與我們日常事務性的辦公工作相結合的各種輔助辦公,實現了這些輔助辦公的自動化。

 

6、 實現分布式移動辦公。 

變革了傳統的集中辦公室的辦公方式,擴大了辦公區域,可在家中、城市各地甚至世界各個角落通過網絡連接或3G網絡隨時辦公,大大方便了員工出差在外的辦公與信息交流。

 

7、 建立信息集成平臺。 

現代企業中已存在的MIS系統、ERP系統、財務系統等存儲著企業一些經營管理業務數據,對企業的經營運作起著關鍵性作用,但它們都是相對獨立的、靜態的,智能網絡辦公系統具備數據接口功能,能把企業原有的業務系統數據集成到工作流系統中,使企業員工能有效獲取處理信息,提高企業整體反應速度。

 

8、 節省企業的辦公費用支出。 

將傳統的紙張填寫過程電子化,尤其是長途電話、傳真、復印、打印和辦公用紙費用,真正實現無紙化辦公,是企業實現管理現代化的標志。

 

9、 搭建知識管理平臺。 

系統性利用企業積累的信息資源、專家技能,改進企業的創新能力、快速響應能力、提高辦公效率和員工的技能素質。

 

10、增強領導監控能力

強化領導的監控管理,增強管理層對組織的控制力,及時有效監控各部門、各個人員的工作進度情況;實時、全面掌控各部門的工作處理狀態,及時發現問題及時解決,從而減少差錯、防止低效辦公。

企業信息化,是企業發展的必經之路。沒有信息化的支撐,企業就像一艘沒有帆的小船,無法遠航。

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